Utilisation des outils Scenari Opale/Optim/Dokiel dans un cadre associatif

Introduction

Comité Régional de la Fédération Sportive et Culturelle de France

Fédération multiactivité
85 associations
11500 licenciés
4 comité départementaux
10 commissions techniques régionales (Gym féminine et masculine, tir à l'arc, GRS, randonnée, éveil de l'enfant...)

Un contexte et des besoins

Un seul salarié permanent et des bénévoles

Au niveau de la Bourgogne-Franche-Comté

Des tâches diverses au niveau régional

gestion des formations
Création de ressources pour les commissions techniques
Edition de différents documents (AG, consignes administratives annuelles...)

Le besoin

Fondamental : Un outil de productivité

Nécessité de limiter autant que possible les saisies, les éditions et faciliter les diffusions

Le choix de Scénari

Framasoft

J'ai découvert Scenari chez Framasoft

Achat du livre de Stéphane Crozat

Scenari depuis plus de 10 ans dans un cadre associatif.

Opale, Dokiel, Optim
J'ai utilisé aussi « Webmedia » et testé « Process »
Les principales caractéristiques que j'exploite sont : l'agglomération "simple" de différents types de ressources, les générations multiformats, et la réutilisation.

Mes limites

Mon utilisation est dépendante... de mes limites

Je ne connais rien en CSS, HTML...
Je ne comprends pas toujours très bien les modes d'emploi - Merci le forum !
Mais la logique de « briques » qu'on associe me parle bien et je peux gagner du temps !

Mes utilisations

Introduction

J'utilise les modèles documentaires de façon très basique :

en fonction des positionnements des différents modèles documentaires ;

des évolutions possibles (éventualités d'exercices...) ;
de la facilité et qualité d'édition PDF :
de la possibilité d'éditer en pdf les sections (Optim).

Une boite de « Legos »

Fondamental : Comment je fonctionne.

J'ai à ma disposition une quantité d'outils. J'utilise le support qui me semble le plus adapté à une situation et j'utilise les briques à disposition.

Une suite d'édition

C'est le pendant « structuré » des suites bureautiques

Un usage individuel et en local (principalement)

J'utilise Scénari depuis plus de 10 ans de manière individuelle.

Les tentatives que j'ai fais pour partager cet outil au niveau fédéral (Communication, Formation) n'ont pas intéressé les utilisateurs potentiels.

Difficile de sortir du duo "Microsoft - Adobe" chez les professionnels.

Difficile aussi de partager localement, les formateurs bénévoles ont du mal à sortir du duo "Powerpoint - Powerpoint".

Remarque : Un espoir dans mon association

Une demande d'un groupe est arrivée cette semaine !

Mon « Top 3 » des « fonctionnalités »

Fondamental : Editions "Multiformats"

Zoom	Permet de proposer différents types de publications à partir d'une même saisie

Enrichissements faciles

Permet d'enrichir facilement un document en agglomérant différents types de ressources.

Structuration du document

Facilite la réutilisation

Les items que j'utilise

Ils sont significatifs de mon utilisation actuelle dans Opale par exemple :

grain de contenu
division
web distant
Module
3 types de publications

Opale / MyScenari

Des utilisations variées

Exemple : Vidéothèque pour les formatrices Juges de Gym féminine

Il s'agit d'un regroupement classé des vidéos utilisées pour les formations

Edition Web pour la consultation pendant les formations - Création d'une clé USB pour les formatrices
Edition d'un PDF qui préserve les liens vers les vidéos
Dans MyScenari car potentiel de travail collectif.

Exemple : Assemblée générale

Edition du dossier (web + pdf)

Optim

Pour les « Centres de ressources »

Portail des dirigeants FSCF

Remarque : Rien compris aux sites en tuile

Et comme je n'ai pas trouvé d'exemple

Dokiel

Tous les modes d'emploi de notre site internet et différentes applications (Zoom,...)

Il me reste à utiliser les filtres pour adapter la présentation aux publics (trésoriers, secrétaires, formateurs, responsables de commissions...)

Mon « Top 3 » des difficultés

Fondamental : Au préalable

La difficulté de mise en route :

le principe est assez déstabilisant ;
On se retrouve devant une quantité d'outils et un foisonnement difficile à « maitriser » ;
L'apprentissage peut-être particulièrement chronophage.

Attention : Si on veut s'ouvrir à d'autres publics de type associatif

Faciliter l'accès !

Passer d'un modèle à l'autre

Les trois modèles proposent une somme de fonctionnalités « foisonnante » quelquefois équivalentes mais avec des termes différents. Il faut s'adapter aux logiques.

Fondamental : La difficulté de « partager » l'utilisation de cet outil

Clairement, les bénévoles et salariés de ma fédération me regardent comme un extraterrestre quand je parle de cet outil et ses potentialités.

Demande aux bénévoles un vrai investissement pour s'approprier cet outil.

Les transferts d'un modèle à l'autre

Pas droit à l'erreur. Impossible' de recopier d'un modèle à l'autre, ou alors directement les contenus par copier-coller

Remarque : A aussi les « copier - coller » avec mise en relief

C'a me fait monter la tension des fois !

Passer d'un outil de productivité à un outil de formation

Introduction

Nous devons aujourd'hui :

continuer et accentuer l'utilisation de l'outil de productivité
faciliter l'accès et proposer nos propres formations à distance ;

Il nous faut dépasser l'utilisation « basique » que nous avons pour utiliser pleinement les potentiels des différentes chaines documentaires.

Les chantiers à venir

Mise en place de formations fédérales à distance

En fonction des évolutions fédérales, possibilité d'insérer des modules « Scorm « ?

Des parcours de formation

Proposer un accès à des parcours de formation selon les fonctions des bénévoles, de leurs expériences...

Identifier le meilleur outil pour présenter ce parcours

Pour l'instant je vote « Topaze »... A vérifier.

Mieux utiliser Styler

Adapter les skins en dépassant le « Mode formulaire »

Fondamental :

Me former ou trouver quelqu'un !

Une utilisation collective

Fondamental : Me former pour une utilisation collective

Apprendre à utiliser les fonctions collaboratives.

Mise en place d'un groupe « Juges » de gym féminine

A partir du travail sur la vidéothèque, mobiliser pour faire un outil de formation.

Conclusion

Les évolutions que j'envisage pour mon association sont aussi des questionnements dans de nombreuses associations :

Le temps de plus en plus limité des bénévoles.
On est passé de bénévoles « CDI à plein temps » à des « CDD à temps partiel ».
La demande de plus en plus importante de formation à distance par ces mêmes bénévoles
Le besoin de « productivité » dans les comités départementaux et régionaux

Des rêves ?

Introduction

Comme je n'y connais pas grand chose, c'est d'autant plus facile à dire pour moi !

Peut-être même qu'en plus cela existe...

Une adaptation individuelle des images

Pouvoir ajuster individuellement :la grosseur d'une image, son positionnement (gauche, centre, droit)

Filtrage pour « Opale » et « Optim »

Un système de filtrage des contenus dans « Opale » et surtout « Optim » comme pour « Dokiel ».

Il me permettrait de filtrer les ressources en selon les fonctions des dirigeants

Un « importateur de map »

Un outil permettant d'importer une map (Freemind, Freeplane, Mindmanager) dans un atelier « Opale » ou «Optim »... en affectant au préalable une propriété correspondant aux items...

Un petit clin d'œil

Et si on remettait les docs en pdf dans les documentations ?

Elles y étaient à une époque !

Merci pour cet outil

Fondamental :

Dans tous les cas, malgré les quelques difficultés, c'est un extraordinaire outil bien servi par la communauté qui le fait vivre.

J'en tire pleinement bénéfice malgré mon utilisation très basique.

Merci à tous