Réunion du 3 mars 2022

9h au CNAM, Paris

Point sur l'organisation des Rencontres

Agenda inversé :

  • Rencontres 15-16 juin

  • 10 juin : envoyer mail aux inscrit⋅e⋅s à propos de derniers détails

  • 1 juin : envoyer convocation à l'AG

  • 15 avril : fixer le programme (penser à ajouter la priorisation des évolutions), ouvrir les inscriptions

  • 15 mars : fixer les tarifs (vérifier la gratuité des salles Demander à TK. Paiement du musée - établir le prix. Pause café, Bagagerie, Goodies ; utiliser le tableau de calcul des coûts de Lille)

  • 3 mars : relance appel à contributions par mail dédié et annonce + aller chercher des gens

Personne contact de Katia qui fait un MBA en communication. Cherche des terrains d'études.Pistes :

  • toucher de nouveaux publics (pro, enseignement secondaire)

  • 10 ans de l'asso ?

  • comment faire pour avoir plus de gens dans le collège des concepteurs ?

  • comment faire en sortes que les adhérents cotisent à des niveaux plus élevés ?

  • changer l'image de Scenari pour les publics qui en ont forgé une image négative il y a plusieurs années  (grosse évolution depuis)

On acte :

Terrain d'étude communication asso :

  • ne pas la faire bosser sur les Rencontres, mais sur la comm de l'asso en général.

  • première prise de contact avec Loïc a établir

Contenus :

  • Kelis fera des interventions autour de parcours.

  • 10 ans de l'association : rétrospective & dates importantes de l'asso pendant l'AG. Fêter (soirée de gala) plutôt l'an prochain pour les "grandes" rencontres et l'annoncer lors des Rencontres 2023.

  • On refait le "goûter spécialités régionales" comme à Lille

  • Espace de visibilité (zone de stands et/ou de kakémonos), gratuit, dans galerie d'honneur.

  • Conf "invitée", à voir selon programme.

  • Envisager des conférences Pro : éditeurs de documents / Studi / bibliothèques.

  • Inviter Lycées alentours. Participation gratuites aux Rencontres (notamment atelier Canoprof s'il y a des intéressé⋅e⋅s) si pas de participation au repas et soirée. Modalité "sans repas" gratuite ouverte à tou⋅te⋅s sur invitation au cas pas cas.

  • Faire un atelier/stand aux Rencontres "Cartes des scénaristes".

  • AG : quelle asso vous voulez pour dans 10 ans ?

    • plus d'adhérents, plus de membres ?

    • plus de cohésion ?

    • plus d'implication ?

    • Scenari conquérir le monde ?

  • Goodies : pas de plastique, pas de trucs qui servent à rien.

Prochain bureau :

  • Les personnes présentes à la réunion continuent, sur les mêmes postes.

  • Inviter Seb à réintégrer le bureau

Préparer les modifs de statuts/règlement annoncées (à reboucler avec Sylvain) :

  • Changer dans les statuts https://scenari.org/co/statuts.html « Le Bureau est constitué d'au minimum trois personnes physiques membres de l'association ou désignées comme représentantes de personnes morales membres de l'association. A minima, trois membres du Bureau assument les fonctions exécutives de président (le représentant légal de l'association), de trésorier et de secrétaire. » par « Le Bureau est constitué d'au minimum deux personnes physiques membres de l'association ou désignées comme représentantes de personnes morales membres de l'association. A minima, deux membres du Bureau assument les fonctions exécutives de président (le représentant légal de l'association), et de trésorier. »

  • Éliminer dans les statuts https://scenari.org/co/statuts.html l'"Article 13 : Secrétaire"

  • Changer dans le règlement intérieur https://scenari.org/co/reglement_interieur.html « Les membres du Collège des Concepteurs sont les personnes physiques, les personnes morales ou des entités internes aux personnes morales qui conçoivent et développent la solution Scenari. » par « Les membres du Collège des Concepteurs sont les personnes physiques, les personnes morales ou des entités internes aux personnes morales qui conçoivent et développent de manière pérenne le cœur, un modèle ou une extension Scenari, et ont une connaissance avérée des principes techniques et théoriques de Scenari. »

  • Changement d'adresse

Un fil sur chaque modif sera ouvert dans https://forums.scenari.org/c/asso/assemblees-generales/38

Réunions hebdomadaires à partir du 22 mars.

Points travaux 1° semestre Quentin

Question d'un changement de machine, Cf : https://team.picasoft.net/bureau-scenari/pl/9i5z3nzs37giixn8336t37hske

Métaphore pour illustrer le travail réalisé : on a la maison mais on n'a plus les plans. Faire un état des lieux quitte à casser quelques "trucs". L'idée est qu'il soit possible à toute personne novice de tout comprendre et de se réapproprier la maison. Quentin a fait de l'"archéologie", il documente. Mise en place de procédures standardisées. Conteneurisation -> sécurité. Intégration des différents services. Infrastructure de test pour éviter de tout faire sur l'infrastructure de prod.

Quentin est partagé entre deux manières de travailler :

  • réaliser les choses rapidement mais sans produire de code très propre et pérenne.

  • réaliser les choses plus lentement en créant du code réutilisable et documenté.

Le bureau est satisfait du travail réalisé, même si Quentin considère qu'il a mis plus de temps qu'il n'aurait fallu pour accomplir certaines taches. Loïc considère que que le travail réalisé correspond exactement à ce qui était attendu (amélioration des infrastructures, documentation, taches ponctuelles de codages, nouveaux services, déblocages techniques, ...).

Quentin sera probablement en Espagne au moment des Rencontres. À voir : financement du trajet, ou non présence aux Rencontres).

Problèmes personnels qui impactent ponctuellement la disponibilité de Quentin.

On acte :

  • Pas de changement de machine pour l'asso.

  • Arrêts de travail à envisager si besoin et/ou autre manière de comptabiliser le travail réalisé.

  • Point travaux Quentin devra être intégré à l'AG dans le bilan moral.

  • Manière de travailler : on préfère qu'il prenne le temps de faire les choses mieux.

Bilan 2022 et prévisionnel charges 2023

Possibilité des queues de budget à explorer.

Réflexion sur ajouter une tranche entre 200 et 500.

Déficit prévisionnel de 21000€ pour 2023 si les recettes sont les mêmes.

Revenus en légère augmentation à moyen terme : +6000€ entre 2019 et 2023.

Stratégie d'augmentation des recettes

Payer un⋅e pro pour établir une stratégie de communication afin d'augmenter les adhésions ?Déjà travail à faire de consolidation de la communauté.

=> Ajouter un point à la prochaine AG sur "quelle asso vous voulez pour dans 10 ans ?"

On acte :

On ne va pas demander les services d'un⋅e pro pour augmenter les adhésions.

Dépôt marque Scenari

"Scenari" n'est pas enregistré comme marque pour notre secteur :

Curiosité : https://www.tmdn.org/tmview/#/tmview/detail/BR500000902994484

Motivation :

  • s'assurer qu'une autre organisation du même nom et dans le domaine ne dépose la marque Scenari et nous oblige à changer de nom.

  • se protéger contre des petits malins qui voudraient profiter de la notoriété de Scenari pour leur business.

A titre comparatif :

Tarifs :

Quelle(s) classe(s) ?

Conclusions :

  • on considère qu'on ira jamais attaquer une autre entité pour utilisation du mot "Scenari". Même si quelqu'un d'autre utilise "scenari", Kelis est référente et contrôle le développement de Scenari, donc le préjudice possible est très très limité.

  • le doute est plus présent en cas de "défense" c-a-d si une autre entité dépose "Scenari" et nous obligerait à abandonner son usage. Est-ce que ça ne vaut pas le coup de payer 190€ pour se protéger de cette éventualité pendant 10 ans ?

  • à priori on est protégé par l'antériorité d'usage, donc ce cas de figure est très peu probable (à bien vérifier).

On acte :

  • nécessité de déposer la marque au niveau national à priori pas au rendez-vous. Mais il faudra se renseigner plus sur si l'usage "de fait" de la marque depuis ne nombreuses années nous protège, même si un autre dépose la marque.

  • Plus important que protéger la marque Scenari serait obtenir scenari.com (mais ça coûte 6000€)

  • scenari.fr disponible pour 5€

Point Parcours/ParcoursSUITE/ParcoursSUITE-saas

Le gros des efforts de R&D de Kelis est actuellement intégralement porté sur Parcours.C'est un chantier important qui va tirer les prochaines évolutions Scenari pour les mois et années à venir.

  • Modèle Parcours :

    Fournir un modèle de Scénarisation plus moderne et plus interopérable avec d'autres systèmes (remplacer le conducteur pédagogique d'Opale).

  • Parcours PHP

    Fournir un backend simple en PHP (édité par l'asso ?), qui serait probablement sous forme d'extension au modèle Parcours et qui permettrait de générer des fichiers php à installer sur un serveur.

    Public : petite asso, prof lycée individuel⋅le, structure qui ne peuvent pas installer une version serveur complète mais souhaitent maîtriser l'hébergement des contenus.

    Est-ce que l'association se pose comme éditrice de Parcours PHP ? Avis divers :

    • une lecture des statuts peut mener à la conclusion selon laquelle l'asso n'a pas à vocation à produire et maintenir des outils. Par ailleurs, se positionner comme éditeur d'un outil peut ouvrir la porte à être éditeur d'autres outils ensuite.

    • l'association peut se permettre d'être éditeur de Parcours PHP puisque c'est fournir un service à la communauté.

    • l'association peut être éditrice de Parcours PHP comme "agent organisateur de l'évolution communautaire de Parcours PHP" (organiser les débats, organiser la décision collective des évolutions, organiser du financement participatif, ...) plutôt que comme "organe qui décide comment évolue l'outil et prend en charge son évolution" (véto possible sur des demandes, ...) comme fait le Comité Opale par exemple.

    Kelis a à cœur de développer ce backend et le fera même si l'asso n'est pas éditeur. Si l'asso ne souhaite pas se saisir de Parcours PHP, peut-être que des développeurs pourraient le maintenir et créer une activité économique autour.

  • ParcoursSUITE

    Première suite métier Scenari 

    Sortie communautaire en beta peut-être pour l'été voire pour les rencontres.

    À terme tout ce qui sera sur le serveur pourra être distribuable sur n'importe quel LMS via LTI.

  • ParcoursSUITE-saas

    Même principe que MyScenari : usage en cloud. Le service sera plus complexe et plus conséquent. 

    Public : profils du côté de la formation professionnelle, petite structure. 

    Kelis fera probablement une offre engagement Pro.

    Hébergement de Librecours.net en saas d'ici l'été, hébergé par Kelis dans le cadre d'Upload.

    Comme pour MyScenari, ce serait un service proposé par l'asso, mais dont l'infrastructure serait gérée par Kelis.

    Questions RGPD : c'est à l'institution utilisatrice de savoir si elle souhaite externaliser l'hébergement des données. Comment être compatible RGPD et protéger l'association ? Seuls les administrateurs ont accès aux données mais qui est responsable en cas de publication de contenus non appropriés. L'hébergeur a l'obligation légale de s'assurer que les utilisateurs respectent le RGPD (contractuellement). 

On acte :

  • Parcours PHP :

    Kelis cherche et finance un indépendant qui développe la V1. Une fois développée, on en reparle pour voir comment l'association souhaite se positionner.

  • ParcoursSUITE-saas :

    Asso ok pour proposer ce service aux adhérents.

    Reste à décider sur quelle base :

    • service ouvert à tout adhérent, comme MyScenari

    • service ouvert seulement aux personnes morales (on redirige les personnes physiques vers Parcours PHP)

    • service ouvert seulement aux personnes morales et à partir d'un certain niveau de cotisation.

Valoriser l'implication dans la communauté

Trouver des leviers pour valoriser l'implication dans la communauté. On annonce déjà dans le bulletin d'information lorsque des membres font une présentation, participent à un stand, ...

  1. Proposition : mettre en place un système de badges sur le forum (est adhérent, a créé un modèle/extension, a créé un skin, a représenté Scenari sur un stand, à fait une conf sur Scenari hors Rencontres, a animé un atelier aux Rencontres, a fait une conf aux Rencontres, a formé des gens à Scenari, ...).

  2. Proposition : mesurer et afficher de la "veteranitude" sur le forum.

  3. Proposition : faire des articles plus long sur LinkedIn qui développent les actions de membres de la communauté.

  4. Proposition : donner des repères pour auto-définir ses compétences sur les outils pour la cadre des scenaristes.

  5. Proposition : trouver des référents pour les pages outils Scenari sur Comptoir du LIbre, Framalibre, Wikidata, Wikipedia, ... (comme on a des référents pour les outils sur le SILL) + avoir un groupe sur le forum pour les référents afin de pouvoir les prévenir et relancer quand il faut actualiser les infos.

Remarque d'un adhérent : avoir du matériel (badge physique, ...) qui identifie les personnes reconnues par l'association pour la représenter dans des présentations, ...

Il y a des membres de la communauté qui mettent "ambassadeur Scenari" dans leur signature de mail.

On acte :

Mettre en place toutes les propositions

Bac-à-sable Scenari ?

Fil Mattermost en plusieurs bouts :

À mettre en balance :

  • coût économique, technique, sécuritaire, ... de mettre en place un bac-à-sable (en gros il s'agirait de mettre en place un scenari-suite sur un sous-domaine, bridé et avec purge auto).

  • possibilité de télécharger et installer MySc.

  • compte MySc à 0€ mais limité dans le temps

  • intérêt de fournir un bac-à-sable (pour les "paresseux" et ceux⋅elles qui ne peuvent pas télécharger/installer MySc).

On acte :

Pas de bac à sable.

Chercher à faire des tutos vidéo interactifs.

Gestion des votes en AG

On est confronté au même problème chaque année : partir à la chasse aux procurations.Solution la plus simple et efficace qu'on a mise en oeuvre pour le moment : donner la possibilité aux adhérent⋅e⋅s de confier au bureau le soin de trouver une personne représentante. Mais c'est chronophage.

On acte :

Faire un mailing avec un bouton dedans qui ouvre une fenêtre de rédaction d'un mail prérempli qui demande au bureau de trouver une personne pour donner pouvoir.