Communauté Scenari

Liste des comptes qui dépassent 1Go d'usage disque sur MySc :

• UPM (Lycée) Coton 50 - 195Go

• UPM Coton 50 - 72Go

• UPP - 47Go

• UPP - 45Go

• UPP - 43Go

• UPP - 42Go

• UPM (Lycée) Coton 50 - 40Go

• UPP - 27.5Go

• UPM (Lycée) Coton 50 - 19Go

• UPM Bronze 500 - 18.5Go

• UPP (Lycée) - 17.3Go

• UPM Bronze 500 - 16.2Go

• UPP - 14Go

• Prestataire Zinc 200 - 13Go

• UPP - 12Go

• UPP - 11Go

On acte :

• si faisable techniquement : informer de l'usage disque dans la fiche adhérent (ou ailleurs), l'idée étant que les utilisateur⋅rice⋅s de MyScenari puissent avoir connaissance de leur usage disque.

• parler avec la communauté (bulletin d'info) pour :

  • informer de l'usage intensif du disque dur

  • inviter à faire du nettoyage et/ou héberger ailleurs

  • demander le pourquoi de l'usage disque intensif

  • informer que le bureau proposera à l'AG une ou plusieurs règles d'utilisation de MySc + solutions alternatives en fonction des profils

• en parallèle : contacter individuellement ceux qui sont à plus de 5Go pour les informer de leur utilisation.

• en parallèle : contacter canoprof (xah) et apps.education (stc a un contact) pour connaître leurs quotas et leur gestion de l'espace disque par utilisateur en général.

Suite à la sortie d'un membre du bureau, a été évoquée la possibilité de créer puis lui octroyer (par le bureau ou par l'AG) le statut de « membre d'honneur ».

Les plus : reconnaissance du travail accompli, valeur symbolique forte, reconnaissance collective.

Les inconvénients : établissement d'un « titre » qui, sans arriver à avoir des règles objectives pour l'octroyer, pourrait créer des situations délicates (à qui le donner à qui ne pas le donner)

On acte :

• On ne crée pas de statut de « membre d'honneur »

• Faire un cadeau et lui donner en personne.

• Organiser la prochaine réunion du bureau à Compiègne et lui faire une surprise.

• Portrait et parcours dans le bulletin d'info (à mettre en parallèle avec l'arrivée de Quentin)

Sujet sans conclusion claire car Marie (animatrice réseau des ambassadeurs) et Thibaut (qui a proposé le concept de cœur de communauté) ne sont pas là.

Unanimité sur le diagnostic : le réseau des ambassadeurs tel qui est aujourd'hui, ne fonctionne pas. On pense à une une autre figure : le « cœur de communauté ».

Fin du "réseau des ambassadeurs" et création du "cœur de communauté" (voir avec Marie)

Élimination du groupe sur le forum et de la distinction sur la carte.

Reste à donner une définition à ce cœur de communauté : concept de cercles concentriques dans l'implication dans la communauté, qui permettent plus de perméabilité pour augmenter la participation :

1. Utilisateur⋅rice⋅s

2. Adhérent⋅e⋅s

3. Cœur de communauté

4. Bureau

Lors des débats, deux concepts émergent (sans pour autant que le cœur de communauté soit la réponse aux deux besoins) :

1. Besoin de valoriser l'implication de certain⋅e⋅s adhérent⋅e⋅s

   • annonces dans le bulletin d'info (déjà fait habituellement)

   • webinaires sur leurs actions (à coupler avec d'autres thèmes pour rendre le webinaire plus attractif - par exemple news scenari, interactions avec utilisateurs, à voir avec xah ou lug ou erl)

2. Besoin d'identifier un sous-ensemble de la communauté plus impliqué et plus en lien avec Kelis (boussole de dev) et le bureau

   • newsletter trimestrielle pour qui veut la recevoir : news R&D Kelis & internes asso(usage à éclaircir car le besoin d'envoyer ces news seulement à un sous-ensemble de la communauté et pas à la communauté entière n'est pas totalement clair)

   • réunion bureau-cœur de communauté lors des Rencontres

Débat sur auto-déclaration ou cooptation des membres du cœur de communauté.

Trésorerie

jpc a besoin d'aide sur la trésorerie (spécialement pour gérer les inscriptions aux Rencontres Scenari). L'idée est aussi en "déléguant" la gestion des inscriptions et suivi des règlements des Rencontres, de "former" un trésorier bis en cas d'indisponibilité du titulaire.

Taches trésorerie :

• renouvellement d'adhésion : renvoi vers un formulaire où il faut vérifier les infos (souvent incomplètes)

• adhésions : devis à faire (déjà tout prêts), générer facture, déposer la facture sur Chorus, faire suivi du paiement.

• paiements par carte bancaire : géré automatiquement (parfois une facture à faire - elle sont pré-établies)

• relances mailing 1 fois par mois. Mailing prêt.

• remboursement de frais

• fiches de paie

• inscriptions aux Rencontres

• problème de l'agrégateur de banque qui ne fonctionne pas avec le Crédit Mutuel, donc besoin de se connecter pour voir les virements effectués.

Tout cumulé : 2 ou 3 jours par mois (ensemble de petites tâches de 15min, au fil de l'eau).

On acte :

• Checker Framasoft (stc) qui ont peut-être la même banque et qui en sont contents.

• Dans un an Katia pourrait assister JP à la trésorerie.

• Nicole assistera JP pour les inscriptions aux Rencontres 2023 à partir de janvier et jusqu'à juillet.

• Important : documenter et mutualiser les connaissances.

• Checker si la solution de changer d'agrégateur (Linxo->Bankin') est une option acceptable...

"Représentation" de l'asso Scenari dans les événements/salons/...

On acte :

• S'appuyer sur le réseau des ambassadeurs, et sur des membres de la communauté.

• Pour des réunions formelles de présentation de Scenari : Loïc ou membre avec une vision globale.

• Atelier au MoodleMoot à envisager quand les devs Scenari-suite seront plus aboutis et/ou pour une mise en avant du projet Collaboratif de doc Moodle piloté par Lille.

Gestion programme Rencontres

• Steph peut continuer mais s'il y a les volontaires sont bienvenu⋅e⋅s.

Réseaux sociaux / Sites Webs

• Binôme Nicole/Loïc pour les réseaux sociaux

• Pas vraiment besoin d'appui pour le site web sc.org. Modifications très ponctuelles.

• Idée : avoir des retours sur le site web. Faire une enquête à diffuser sur le bulletin d'info, et intégrer la question dans l'accueil aux nouveaux adhérents.

Taches ponctuelles mais relativement récurrentes

• chapitrage webmedia

• sous-titrage (piste : POD à Lille)

On acte :

• Égalité salariale pour les deux employés : Loïc et Quentin

• Pas de hiérarchie entre Loïc et Quentin

• Indemnités de télétravail pour Loïc et Quentin : 2,5€/jour rémunéré par l'Association.

• Loîc n'a pas perçu cette indémnité depuis son embauche. Il est indéniable qu'il a supporté des frais pour ses travaux pour l'association (abonnement internet, téléphone etc.). Sur la base de 2.5€/j travaillé, l'association versera une prime exceptionnelle de 900€ en compensation.

• Loïc fait reporting à Fabien et Quentin à Fabien ou à Thibaut (si disponible)

• Quentin commence le 01/10/2022

• Nouvel ordinateur portable de Loïc : participation de l'asso à hauteur de 500€

• Revalorisation salariale de 8% à compter du 1° octobre 2022. Le salaire de Loïc n'avait pas évolué depuis son embauche en septembre 2019, soit 3 ans.

Important : pour absorber l'augmentation des charges, il faut augmenter de 50% le montant des cotisations reçues dans les 3 prochaines années.

Profiter de la clôture des budgets de novembre pour suggérer aux adhérents universitaires de cotiser davantage en rappelant dans le mail tous les services rendus par l'association. Suggérer de faire l'adhésion pour deux ans.

Regarder du côté de la carte des scénaristes et notamment des ambassadeurs pour relancer celles et ceux qui sont utilisateurs non adhérents. Si ces utilisateurs sont les seuls de leur institution à utiliser Scenari, c'est aussi l'occasion de profiter de l'association (Loïc) pour sensibiliser les supérieurs hiérarchiques et obtenir une adhésion institutionnelle.

Commencer une campagne pour informer en général sur les actions de l'association en vue d'obtenir de nouveaux adhérents. Communiquer autour du fait que ces cotisations servent à payer les 2 salariés en détaillant ce qu'ils font. Ne pas hésiter à personnifier. Possible d'axer une campagne pour que les clients de Kelis soient sensibilisés sur l'intérêt de l'asso y compris pour la prestation dont ils bénéficient et qu'ils paient. Donc leur demander de payer une cotisation ne leur coûterait pas si cher. Le faire en mettant en avant les gens qui font vivre l'asso. En même temps, il faut y aller progressivement parce que la priorité est plutôt de dépenser le stock pour être conforme à une bonne gestion associative.

La logique serait plutôt de dépenser l'argent pour faire de la communication dans le but d'avoir de nouveaux adhérents.

Sur le modèle du clip fait pour canoprof, faire une série de clip pour présenter les outils.

Payer quelqu'un pour élaborer une stratégie de communication ciblée.

Créer des contenus sur support écrit à propos des réalisation de la communauté.

Jeudi 15/06/2023 :

• 9h30 - 12h30 ateliers découvertes et en // réunion ambassadeurs 

• 14h - 16h AG

• 16h30 visite au musée Arts et Métiers (façon rallye de Ludo - à voir avec lui)

• 19h apéro-soirée associative

Vendredi 16/06/2023 :

• 9h30 - 12h30 confs

• 14h - 17h confs

Dates à valider avec Kelis.

À voir avec lug : rallye dans la quartier ou dans le musée.

On lance un appel à contributions.

À étudier : thématique Léonard de Vinci, inventions, ...

Sur le serveur de l'asso : document avec toutes les infos utiles pour l'organisation des rencontres Scenari

• https://scenari.org/~~static/fr-FR/home.xhtml?~24ly2#(wsp'CsHBFhjj9UJHraAEkMB1ze'srcRef'id%3AQ2BBFhjj9UJHraAEkMB1ze')

• Adresse serveur asso : http://scenari.org/& (atelier "bureau")

Contrat CDD 1 an.

Démarrage au 1er octobre (réunions avec les techos de l'asso courant Septembre éventuellement)

Priorité Quentin : serveurs, et technique. Dans un 2ème temps : taches de superposition de la Direction.

Vendredi 10/03/2023 à Paris en invitant stp (avec repli à Compiègne)