Réunion du 20 juin 2019

Présents : 

Camille, Franck, Jean-Philippe, Gaëlle, Thibaut, Katia

Nb Inscrits :  90 + 2 en attente

Nb inscrits pré rencontres : 56,57 dont personnes de la fac de Pharma

Invitations : 

Non comptés les 2 invités (prévoir pour les repas...) Guillaume Carnino , Thomas Citharel

Sébastien B (inscrit auditeur libre) on acte qu'il est invité aux repas par l'asso

Envoyer une invitation à la fac de pharma de Nantes (Florence ???)

Gestion de la fin des inscriptions :

Proposition : fermeture le 23 juin mais laisser quelques place supplémentaires au cas où il y aurait des inscriptions tardives

  • Les inscrits tardifs devront passer par la plateforme. 

  • JP propose 5 personnes en plus => On valide

  • Les 5 seront ajouté à la liste des inscrits actuels + les invités indiqués plus haut.

  • Besoin d'envoyer un mail à tous les inscrits pour qu'ils valident les infos d'inscription, en particulier sur la présence aux repas. A faire entre Vendredi 21/06 et Lundi 24/06. JP s'en charge.

Badges :

  •     Besoin d'imprimer les badges. soit on imprime en central, soit on demande aux personnes de le faire chez eux. Besoin d'ajouter le programme en image. Pretix peut imprimer les badges et/ou exporter un PDF avec toutes les inscriptions. JP les imprimes le vendredi matin et Thibaut Envoie a JP en amont le PDF à imprimer.

  •     En stock 80 porte badges dans l'asso. => besoin d'en recommander une cinquantaine

  • Gestion des vestiaires (accueil et sécurité). Proposition prendre des étudiants pour les premières parties de matinée (2h mercredi matin, 2h jeudi matin et toute la matinée du vendredi).

  • Fléchage au palais des congrès assez facile. Impression d'affiche A3 + sur petits écrans

  • Pour les prérencontres Proposition de Florence d'avoir qq affiches

  • Dans le palais des congrès on peut renommer les salles pour l'évènement (proposition de Katia de les renommer avec les nom de Modèle)

Répartition de l'animation des ateliers à faire Thibaut Faire le point et retour futur

Goodies

  • Faut il ou non un goodies ?

  • Proposition de Ecocup qu'on pourrait récupérer si certain ne veulent pas les récupérer. et les réutiliser les autres années.

  • Problématique de nettoyage des ecocup sur place (liquide vaisselle, bassine, torchon)

  • Proposition de JP d'un stylo ?

Pauses :

  • 4 moments de pauses possibles mercredi/Jeudi + 2 le vendredi

  • Suggestion Matin pause simple café,thé, jus de fruit 8h30, Pause plus solide boisson + viennoiserie ou pâtisserie locale à 10h30, Pause fraicheur (boisson fraiche, pas de café) à 16h

Animation

  • Burger quiz le mercredi soir

  • idée d'un jeu qui se déroule tout au long des rencontres -> Gaëlle, Camille et Katia vont voir pour faire une proposition

  • Glisser un mot par jour à trouver...

Communication

  • prévoir le kakemono pour la plénière (à mettre en fond pour les vidéos)